Niente si perde, tutto migliora (con metodo)

Un breve ritorno alle origini: la ruota di Deming

Nel meraviglioso mondo della qualità, c'è un'icona che ritorna instancabilmente come un ritornello orecchiabile: la ruota di Deming, chiamata anche PDCA (Plan-Do-Check-Act). Questo ciclo semplice e potente è nato dalla volontà di creare un ciclo di miglioramento senza fine. Non c'è traguardo, ma si trova un terreno di gioco permanente.

Il suo creatore, William Edwards Deming, ha reso popolare questo metodo negli anni '50 in Giappone. Da allora, lo si ritrova in tutti gli approcci alla qualità, in particolare come pilastro dell'approccio ISO 9001.

Il PDCA in quattro tempi

1. Plan (Pianificare): Si identifica un problema, si analizzano le cause, si immaginano soluzioni.
2. Do (Fare): Si testa la soluzione (su piccola scala se possibile).
3. Check (Verificare): Si valutano i risultati ottenuti.
4. Act (Agire): Si generalizza la soluzione se funziona… o si riparte per un altro giro di ruota.

L'idea è di non fermarsi mai. Non si è mai «abbastanza bravi», si può sempre essere migliori.

Il miglioramento continuo, al cuore del sistema

Non funziona in modo isolato. È profondamente interconnesso con gli altri pilastri di un approccio alla qualità:

• I processi: ogni miglioramento parte spesso da un malfunzionamento in un processo. Ed è nei processi che si implementano le evoluzioni.
• I documenti: procedure, istruzioni, rapporti di audit… formalizzano i miglioramenti, li rendono tracciabili e riproducibili o hanno essi stessi bisogno di essere modificati.
• I rischi: identificare un rischio è già l'inizio di un miglioramento. Ogni azione preventiva o correttiva è un passo verso il meglio.
• Le parti interessate: i loro feedback, le loro aspettative, le loro insoddisfazioni sono altrettante leve di miglioramento. Bisogna ancora ascoltarle…

Uscope, lo strumento che vi fa andare avanti

Con Uscope, il miglioramento continuo non è una bella parola in una carta della Qualità: è una funzione viva integrata a tutti i livelli.

Dichiarazioni di miglioramento direttamente da qualsiasi oggetto: che si tratti di una scheda processo, di un'attività di progetto, di un compito o di un documento, si può creare una richiesta di miglioramento contestualizzata. Non c'è più bisogno di cercare dove segnalare: tutto è a portata di clic.

Collegamenti diretti tra azioni e oggetti interessati: per evitare la perdita di informazioni e favorire la tracciabilità. Sapete esattamente cosa state migliorando, perché e con quale impatto.

Monitoraggio integrato delle azioni: ogni miglioramento può essere pianificato, monitorato, verificato… Vi abbiamo detto che adoriamo la ruota di Deming?

Esempio concreto: migliorare un processo di reclutamento con Uscope

Contesto

Il team HR di una PMI utilizza Uscope per formalizzare i propri processi interni, in particolare quello del reclutamento. Una collaboratrice constata che un candidato non ha mai ricevuto risposta dopo un colloquio. Vuole evitare che ciò si ripeta.

1. Accesso al processo interessato

Apre direttamente in Uscope il processo «Reclutamento», che contiene:

• Le tappe del processo
• I deliverable associati (formulario di colloquio, modello di offerta, ecc.)
• Le competenze mobilitate
• I ruoli coinvolti

2. Dichiarazione di un miglioramento

Dalla scheda processo, clicca su «Dichiarare un miglioramento», precisando:

• Descrizione: «Aggiungere una tappa di monitoraggio sistematico delle candidature non selezionate»
• Tipo: azione correttiva
• Proposta di miglioramento: «Inserire una tappa dopo il colloquio: invio automatico di un'e-mail di rifiuto se il candidato non viene selezionato entro 5 giorni»
• Collegamento: processo «Reclutamento» collegato automaticamente.

3. Piano d'azione (PDCA) — gestito dal/dalla responsabile qualità

La richiesta viene trasmessa automaticamente al/alla responsabile qualità, che entra nel ciclo PDCA direttamente in Uscope:

Act: se efficace, validazione del miglioramento e pubblicazione della nuova versione del processo

Plan: analisi della situazione → perché l'e-mail non è stata inviata? (mancanza di responsabilità chiara, assenza di una tappa formale)

Do: proposta di aggiunta di una tappa nel processo: «Inviare un'e-mail di rifiuto entro 5 giorni dal colloquio»

Check: monitoraggio per un mese per assicurarsi che le risposte vengano inviate

4. Aggiornamento automatico del processo

La nuova versione del processo viene pubblicata in Uscope, con storico delle modifiche, notifica alle persone interessate e aggiornamento del documento associato. Niente si perde, tutto viene tracciato.

Questo tipo di caso illustra diversi punti di forza di Uscope:

• Centralizzazione delle informazioni
• Tracciabilità delle azioni di miglioramento
• Reattività dei team
• Allineamento tra il campo e i documenti qualità

Conclusione

Il miglioramento continuo non è un'opzione. È il motore della qualità. E con Uscope, avete non solo le chiavi del motore, ma anche il GPS, la mappa e persino il copilota.